Lavorare da casa, strumenti on line per un ufficio virtuale

Il progresso serve per migliorare la qualità della vita, la tecnologia per semplificare il lavoro ed ottimizzare i costi. Sono sempre di più le persone che stanno abbandonando posti di lavoro tradizionali per trasferire produttività e strumenti in rete al fine di lavorare in proprio da casa, aumentando così il reddito diminuendo costi ed entrate. In poche parole, migliorando la qualità della vita.

Photo credit: Elena Buetler

Le tecnologie disponibili a tutti in rete sono già in grado di soppiantare le infrastrutture minime per attività autonome, indispensabili per lavorare, e molte volte hanno un costo irrisorio a fronte di una praticità decisamente maggiore.

Gli strumenti minimi per lavorare sono infatti; telefono, fax, archiviazione e spostamenti per meeting ed incontri. Per ognuna di queste necessità esiste la controparte digitale che può soppiantare in tutto e per tutto strutture e abitudini tradizionali.

Il telefono

Telefonare e ricevere chiamate è la necessità basilare. A parte l’uso della email, è possibile continuare a comunicare con telefoni normali usando il computer. Il programma è Skype, che permette sia di telefonare verso un numero normale, sia di ricevere chiamate da un telefono normale.

• Telefonare con il computer – è possibile scaricando ed installando Skype.
  L’applicazione è gratuita. Le chiamate verso altri computer equipaggiati con Skype sono gratuite, per telefonate verso numeri normali i prezzi sono irrisori. Il servizio è SkypeOut e funziona a ricarica.
• Ricevere chiamate dal computer – Skype fornisce anche la possibilità di collegare un numero di telefono al proprio PC con il modulo SkypeIn. In questo modo sarete raggiungibili ovunque tramite il vostro portatile. I numeri forniti sono di tipo geografico, ma ancora non sono disponibili numerazioni italiane. Il prezzo per avere un nmero telefonico è di 10$ per 3 mesi oppure 30$ per un anno.
• Segreteria telefonica – Skype integra gratuitamente con SkypeIn un servizio di segreteria telefonica e deviazione di chiamata utilissimi nel caso in cui abbiate il PC spento.

Skypho è una applicazione VoIP simile a Skype e dembra essere una valida alternativa, l’ultimo nato nel mercato Voip. il funzionamento è analogo a Skype ma consente già da ora di avere un numero telefonico italiano distrettuale gratuitamente, ricevere chiamate gratuitamente e chiamare con ricarica a prezzi interessanti, come interessante è la possibilità di effettuare la ricarica presso alcuni sportelli Bancomat.

Il fax

Inviare e ricevere documenti cartacei è ancora una necessità indispensabile, ma ora è possibile buttare la vecchia macchina fax e fare tutto on line.

• eFax – è un ottimo servizio che consente di inviare e ricevere fax utilizzando la email. Alla email viene associato un numero telefonico distrettuale. In invio basta mandare una email. Il destinatario si vedrà recapitato il fax come se provenisse da un normale numero telefonico. In ricezione, chiunque potrà inviarvi un fax con un normale apparecchio, e voi lo riceverete nella vostra mailbox. Comodo e sicuro.

  I numeri disponibili che si possono associare alla email hanno il prefisso 06, 055, 02, 051, 011 (rispettivamente Roma, Firenze, Milano, Bologna e Torino).
  I numeri costano $12,95 al mese. La ricezione dei fax è gratuita, l’invio costa $0,20 per pagina in italia, mentre inviare un fax in usa costa $0,09 a pagina.
  

Archiviazione e condivisione documenti

Mantenere, archiviare e ricercare documenti e materiale è fondamentale. Comporta problematiche non indifferenti e rischi legati a furti e perdite. E’ possibile gestire il proprio archivio on line.

Xdrive – un servizio che consente di disporre di un hard disk virtuale di 5Gb. E’ possibile trascinare documenti e materiale dal proprio computer semplicemente trascinando i files e le icone come se fosse un hard disk del vostro computer, con la sola differenza che è in internet. Tutto il materiale archiviato può essere condiviso con altri. Questo elimina i pericoli di furti, smarrimenti e deterioramenti. E’ possibile archivare files, fotografie, MP3, applicazioni e quant’altro. Notevole l’utilità in caso di backup periodici. Il prezzo base è di $10 al mese con la possibilità di provare il servizio gratuitamente.

Streamload – è simile a XDrive con la sola differenza che questo servizio è progettato per file multimediali (audio, video, immagini ecc). Inoltre è notevole la possibilità di registrarsi gratuitamente per il servizio base che fornisce ben 10 Gb gratuiti, con la sola limitazione di 10 Mb di dimensioni massime dei singoli files e 500Mb/mese di traffico. Le versioni a pagamento consentono di avere maggiori funzionalità.

Incontri e conferenze

GoToMeeting – è un applicativo di collaborazone a distanza. Con GoToMeeting è possibile fare vere e proprie riunioni on line ed eseguire presentazioni e dimostrazione di prodotti risparmiando notevolmente sulle spese logistiche.

L’applicativo viene rilasciato in licenza d’uso con canone mensile di 49$ oppure un canone annuale di 468$. E’ possibile provare gratuitamente l’applicazione per un mese.

Oltre a numerosi programmi di video-conferenza esiste un plugin gratuito per Skype rilasciato dalla Festoon Inc. che consente di utilizzare una webcam durante le chiamate con Skype. La soluzione è semplice, veloce ed economica e sostituisce egregiamente software complessi di videoconferenza nel caso in cui non si abbiano particolari necessità.

Aggiorneremo la lista quando troveremo nuovi strumenti degni di rilievo. Teneteci d’occhio.